Įmonės dokumentų valdymas gali būti išties varginanti užduotis. Tačiau dėl to ji netampa mažiau svarbi. Laimei, yra ne vienas veiksmingas būdas, leidžiantis dokumentų valdymą paversti lengvesniu. Norėtumėte juos žinoti? Tuomet esate būtent ten, kur reikia. Šiame straipsnyje dalinamės trimis naudingais patarimais, kaip sklandžiau ir efektyviau valdyti įmonės dokumentus.

Atsisakykite popierinių dokumentų

Popieriniai dokumentai gali sukelti daug nepatogumų. Juos sudėtinga tvarkyti – kartais reikiamo dokumento paieškos gali užtrukti valandų valandas. Taip pat gan sudėtingas ir popierinių dokumentų saugojimas, nes tam reikia nemažai vietos. Be to, svarbu, kad tai būtų daroma saugiai. Skaitmeninė dokumentų valdymo sistema (DVS) tokiu atveju gali būti tikras išsigelbėjimas. Patikima DVS sistema leidžia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų: sutarčių, personalo prašymų, sąskaitų, darbo tvarkų, įsakymų ir t. t. O naudojantis ja, verslo procesų valdymas įmonėje tampa kur kas efektyvesnis.

Sutelkite dėmesį į savo įmonės kultūrą

Komanda yra svarbi verslo sėkmės dalis. Todėl prieš imantis dokumentų valdymo proceso permainų, būtina apsvarstyti, kaip tai padės (o gal pakenks) įmonės darbuotojams. Kai kurie komandos nariai gali nenorėti pokyčių, o kiti – juos priimti su džiaugsmu. Todėl duokite savo darbuotojams laiko tinkamai nusiteikti. Paaiškinkite jiems, kodėl nusprendėte keisti dabartinę dokumentų valdymo tvarką ir kuo toks sprendimas naudingas.

Nepamirškite taisyklių

Ne vienas komandos narys gali būti susijęs su įmonės dokumentų kontrole. Todėl svarbu nustatyti aiškias gaires ir taisykles, kas yra atsakingas už kiekvieno dokumento gyvavimo ciklą. Visa tai jūsų komanda turėtų aiškiai suprasti. Tokiu būdu užtikrinsite sklandų dokumentų valdymo procesą ir išvengsite nesusipratimų.

Vis dar svarstote, ar verta investuoti į dokumentų valdymo sistemą? Tikimės, kad ši informacija padės jums apsispręsti. Individualius įmonės poreikius atitinkanti DVS leidžia dirbti kur kas efektyviau ir taip pasiekti geresnius rezultatus.

Užs. Nr. 46